Σήμερα, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις επενδύουν στην ανάπτυξη και ενσωμάτωση λογισμικού προσαρμοσμένου για τη διαχείριση διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού. Και δεν προκαλεί έκπληξη - τέτοια συστήματα επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να επιταχύνουν και να αυτοματοποιήσουν χρονοβόρες και επαναλαμβανόμενες εργασίες, ώστε οι ομάδες HR να μπορούν να επικεντρωθούν σε άλλες ζωτικής σημασίας δραστηριότητες, π.χ. προσέλκυση κορυφαίων ταλέντων.

Σε αυτό το άρθρο, θα πούμε σε τι χρησιμεύει το HRMS, γιατί περιλαμβάνει οργανογράμματα και πώς να φτιάξετε ένα ιεραρχικό διάγραμμα κατάλληλο για το μέγεθος της εταιρείας σας χρησιμοποιώντας παραδείγματα που βασίζονται στη βιβλιοθήκη διαγραμμάτων JavaScript DHTMLX.

Ας αρχίσουμε!

Τι είναι το Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού;

Πηγαίνοντας πίσω στη δεκαετία του '70, η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού ήταν μια λειτουργία με επίκεντρο το χαρτί. Αν και ορισμένες επιχειρήσεις εισήγαγαν αυτόματες διαδικασίες μισθοδοσίας και διαχείρισης εργατικού δυναμικού, οι περισσότερες εταιρείες εξακολουθούσαν να βασίζονται στη μη αυτόματη καταχώριση για την ψηφιοποίηση των αναφορών.

Από τα τέλη της δεκαετίας του '90, οι εταιρείες άρχισαν να χρησιμοποιούν υπηρεσίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που φιλοξενούνται στο cloud. Αυτή η τάση έκανε την τεχνολογία πιο προσιτή, ειδικά για μικρές και απομακρυσμένες ομάδες που έπρεπε να χρησιμοποιούν διαδικτυακούς λογαριασμούς σε διαδικτυακές πύλες για να έχουν πρόσβαση στην απόδοση των εργαζομένων τους.

Τα τελευταία 20 χρόνια, ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS) ή ένα σύστημα πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού (HRIS) έχει αναπτυχθεί πολύ ως τομέας, καθιστώντας το απαραίτητο στις σημερινές επιχειρήσεις. Αυτά τα συστήματα επέτρεψαν στους επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού να απαλλαγούν από την παραδοσιακή διοικητική τους εργασία και να τα ενσωματώσουν στα στρατηγικά περιουσιακά στοιχεία των εταιρειών.

Τα σύγχρονα HRMS έχουν σχεδιαστεί για τη διαχείριση του προσωπικού, αλλά έχουν πιο ολοκληρωμένη λειτουργικότητα από τα αυτοματοποιημένα συστήματα πρόσληψης προσωπικού. Συνήθως κατασκευάζονται με διαφορετικές ενότητες που επιτρέπουν τη διαχείριση όχι μόνο ποσοτικών δεικτών αλλά και ποιοτικών δεικτών προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων:

  • παρακολούθηση αιτούντων,
  • εκπαίδευση προσωπικού,
  • πολιτικές παροχών και αποζημιώσεων,
  • φύλλα χρόνου,
  • διαχείριση εργαζομένων και απόδοσης κ.λπ.

Μία από τις βασικές λειτουργίες των σημερινών συστημάτων HRM είναι η ικανότητα δημιουργίας διαδραστικών οργανογραμμάτων. Ας εξετάσουμε γιατί είναι τόσο δημοφιλείς και πώς μπορούν να βοηθήσουν τους ειδικούς ανθρώπινου δυναμικού σας.

Σε τι χρησιμεύει το οργανόγραμμα;

Τα οργανογράμματα χρησιμοποιούνται συχνά σε όλη την εταιρεία καθώς και σε συγκεκριμένα τμήματα και μικρές ομάδες. Οπτικοποιούν την εσωτερική δομή της εταιρείας και συνήθως παρέχουν πληροφορίες όπως τα ονόματα των εργαζομένων, τις συγκεκριμένες θέσεις εργασίας τους, τις σχέσεις και την μεταξύ τους ιεραρχία.

Ένα οργανόγραμμα είναι καλό για μια εταιρεία να έχει καλύτερη σαφήνεια στους ρόλους και τις ευθύνες της. Βοηθά μια ομάδα ανθρώπινου δυναμικού να καταλάβει ποιος αναφέρεται σε ποιον και ποιος φροντίζει για ποιο τμήμα. Επιπλέον, καθώς μια επιχείρηση αναπτύσσεται, ένα οργανόγραμμα μπορεί να είναι χρήσιμο για νέες προσλήψεις, καθώς ανακαλύπτουν ποιος διαχειρίζεται ποιες διαδικασίες στην εταιρεία τους.

Εν ολίγοις, ένα οργανόγραμμα μοιάζει με έναν χάρτη που εξηγεί ξεκάθαρα πώς λειτουργεί μια εταιρεία και πώς είναι οργανωμένοι οι ρόλοι της.

Όσον αφορά τους μεγαλύτερους οργανισμούς, αυτός ο τύπος γραφήματος είναι εξαιρετικά χρήσιμος καθώς επιτρέπει την εύκολη οπτικοποίηση της πολυεπίπεδης ιεραρχικής δομής τους με μια ποικιλία ρόλων. Μπορούν ακόμη και να υπερβούν και να περιλαμβάνουν επιχειρηματικούς εταίρους.

Ένα άλλο πλεονέκτημα της δημιουργίας ενός οργανογράμματος είναι ότι βοηθά στον εντοπισμό τμημάτων ή ομάδων με ανοιχτές θέσεις και πιθανά κενά στη δομή. Γνωρίζοντας την ικανότητα ανθρώπινου δυναμικού σας θα επιτρέψετε στους διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού σας να προσλαμβάνουν αποτελεσματικά.

Παραδείγματα οργανογραμμάτων με βάση το μέγεθος επιχείρησης

Είναι προφανές ότι το οργανόγραμμα σας θα ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας.

Για παράδειγμα, σε μια μικρή επιχείρηση με λιγότερους από 100 υπαλλήλους ή μια εκκίνηση σε πρώιμο στάδιο, μπορεί να υπάρχει ένα άτομο που χειρίζεται όλες τις διαδικασίες που σχετίζονται με το τμήμα.

Το ακόλουθο παράδειγμα περιλαμβάνει έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο (CEO), που αναφέρεται στην κορυφή, τους διευθυντές τμημάτων και τους επικεφαλής ομάδων που αναφέρονται παρακάτω και τους υπαλλήλους. Οι λιγότερο σημαντικές λειτουργίες ενδέχεται να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους είναι εκείνες οι εταιρείες με 100 έως 999 υπαλλήλους. Θα συμπεριληφθεί επίσης ένας Διευθύνων Σύμβουλος μαζί με άλλα στελέχη. Καθένας από αυτούς μπορεί να έχει έναν βοηθό και να διαχειρίζεται μερικούς γενικούς διευθυντές ή επικεφαλής ομάδων.

Επομένως, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λειτουργική δομή οργάνωσης όπου να ομαδοποιήσετε όλους τους μηχανικούς λογισμικού μαζί σε ένα τμήμα, να τοποθετήσετε όλους τους μηχανικούς QA σε ένα ξεχωριστό τμήμα και να συγκεντρώσετε όλους τους ειδικούς μάρκετινγκ μαζί σε ένα τρίτο τμήμα.

Ένας μεγάλος οργανισμός με 1.000+ υπαλλήλους θα διατηρήσει τους περισσότερους από τους ρόλους σε μια μεσαία επιχείρηση, αλλά πιθανότατα θα άλλαζε τη δομή και θα αναθέσει λιγότερες λειτουργίες σε κάθε εργαζόμενο.

Συνοψίζοντας, σε ένα δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον, τα οργανογράμματα παραμένουν ένα αξιόπιστο εργαλείο για την οπτικοποίηση της δομής της εταιρείας και την κατανόηση της ιεραρχίας των λειτουργιών και των ευθυνών. Η εφαρμογή μιας τέτοιας χρήσιμης λειτουργίας στο σύστημά σας HRM επιτρέπει στους χρήστες σας να βελτιστοποιούν την οργανωτική απόδοση και την ικανοποίηση των εργαζομένων, καθώς και να προσδιορίζουν εύκολα τις ευκαιρίες ανάπτυξης του τμήματος.